Decyzja o założeniu własnej firmy już zapadła. Nadeszła więc pora na wybór biura rachunkowego lub samodzielnej księgowej, która poprowadzi naszą rachunkowość. Podjęcie decyzji nie należy do najłatwiejszych. Na tym etapie warto pamiętać, że udana współpraca zaowocuje przede wszystkim naszym spokojem. Dobra księgowa powinna odznaczać się nie tylko szeroką wiedzą, ale być dla nas zaufanym współpracownikiem, któremu równie mocno co nam, zależy na powodzeniu prowadzonego biznesu. Podpowiadamy, czym kierować się przy wyborze odpowiedniej osoby.
Różne oblicza księgowości
Jednym z najważniejszych czynników, na jakie powinniśmy zwrócić uwagę podczas nawiązywania współpracy z biurem rachunkowym lub księgową są nasze potrzeby. Musimy zastanowić się nad tym, jakiego zakresu działań oczekujemy od takiej osoby. Nie każde biuro czy samodzielna księgowa wykonują te same czynności w ramach prowadzenia księgowości dla firm.
Ze względu na cięcie kosztów oraz dla oszczędności czasu, większość posiadaczy firm szuka jednocześnie osoby mogącej przejąć dodatkowo obowiązki kadrowe, ponieważ oba aspekty w znacznym stopniu przeplatają się ze sobą. Do naszych zadań jako właściciela działalności należy jasne określenie zakresu prac. Pamiętajmy, że to przedsiębiorca odpowiada za większość księgowych pomyłek, więc powierzenie komuś rachunkowości musi bazować przede wszystkim na zaufaniu oraz sprawdzeniu kompetencji osoby, która zajmie się prowadzeniem naszych ksiąg rachunkowych. Jeśli szukasz sprawdzonego biura rachunkowego zajrzyj na stronę Kancelarii Expertia.
Zakres specjalizacji biura rachunkowego
Pierwszym, głównym zadaniem należącym do kompetencji księgowej jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, bazując przy tym na zebranych dowodach rachunkowych. Często wśród wykonywanych czynności wyróżnia się inwentaryzację aktywów i pasywów, opartą na stanie rzeczywistym oraz sporządzanie sprawozdań finansowych.
Istotnym zadaniem jest kolejno gromadzenie oraz odpowiednie przechowywanie dokumentacji, najlepiej z opcją pełnego dostępu do niej przez przedsiębiorcę. Chociaż to biuro lub księgowa reprezentują klienta (właściciela firmy), musi on mieć ogólne rozeznanie odnośnie działań obejmujących księgi rachunkowe i podatkowe. Obecnie, chcąc przyciągnąć do siebie klienta, specjalizujące się w prowadzeniu księgowości jednostki regularnie poszerzają zakres czynności, które mogą zaoferować w ramach swojej działalności.
Pakiet działań zwykle obejmuje czynności takie jak:
- prowadzenie rachunkowości finansowej oraz podatkowej,
- doradztwo podatkowe,
- reprezentowanie klienta np. w urzędach,
- prowadzenie działu kadr i płac,
- tworzenie analiz odnoszących się do bieżącej sytuacji finansowej.
Coraz częściej firmy lub osoby zajmujące się prowadzeniem księgowości oferują możliwość skorzystania z porad prawnych oraz przeprowadzanie procesu windykacji czy audytu.
Jakie cechy powinien posiadać dobry księgowy?
Księgowość to zajęcie wymagające nieustannej nauki i śledzenia licznych zmian prawnych. Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważne jest, by osoba zajmująca się prowadzeniem dokumentacji była otwarta na nowe działania i na bieżąco wprowadzała wymagane modyfikacje. Dobry księgowy to także wykwalifikowany doradca, sugerujący klientowi m.in. innowacyjne rozwiązania ułatwiające współpracę. Aby przynosiła ona oczekiwane efekty, kontakt z księgowym powinien być możliwy na bieżąco. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub problemów dobrze móc je skonsultować z kimś, komu temat jest znany.
W dobie nieustannego braku czasu idealnym rozwiązaniem wydaje się kontakt telefoniczny lub e-mailowy, na co coraz częściej i chętniej przystają zarówno biura rachunkowe jak i księgowi. Kolejnym aspektem, któremu musimy się bliżej przyjrzeć, jest ewentualne wsparcie w trakcie kontroli Urzędu Skarbowego. Bez względu na jej powód, jest to z reguły sytuacja stresowa dla przedsiębiorcy i dobrze byłoby, gdyby mógł on liczyć na wsparcie merytoryczne osób prowadzących jego finanse. Niekiedy działania wymagają uiszczenia dodatkowego wynagrodzenia na rzecz księgowego. Wspomniane szczegóły warto omówić przed rozpoczęciem współpracy, co na dalszych jej etapach pozwoli uniknąć niedomówień i rozczarowania.
Terminy i limity
Na przedsiębiorcach ciąży obowiązek odprowadzania składek i podatków w określonym terminie. Jeszcze przed powierzeniem finansów w ręce księgowego należy omówić z nim sposób i czas potrzebny do zrealizowania zadań, tak by móc uiścić opłaty w ustawowym okresie. Oddzielnym zagadnieniem są limity odnoszące się do ilości faktur, jakie generuje Twoja firma. Niektóre z biur lub księgowych w ramach standardowego pakietu obsługują konkretną ilość dokumentów, a za każdy dodatkowy „ponad” określonym limitem pobierają opłaty. Dobrze już na początku wspólnych działań określić zakres faktur przychodu lub kosztowych oraz ewentualną stawkę za księgowanie ilości będącej poza podstawowym pakietem.
Podsumowanie
Swój pierwszy kontakt z księgowością warto rozpocząć, bazując na rekomendacjach innych przedsiębiorców. Obecnie najłatwiej na wspomniane opinie sprawdzić w internecie lub zapytać o zdanie ludzi z własnego otoczenia prowadzących działalności gospodarcze. Zmniejszy to ryzyko trafienia na nieodpowiednią bądź wykwalifikowaną osobę.
Następnie warto przyjrzeć się doświadczeniu i wiedzy, jaką odznacza się nasz potencjalny księgowy. To również etap, w którym możemy zadać pytania o ukończone kursy lub szkolenia, również te, które odbywa aktualnie. Zanim podpiszecie umowę z biurem rachunkowym czy księgową, upewnijcie się dodatkowo czy są oni objęci ubezpieczeniem. To aspekt, na który zwraca uwagę niewielu klientów. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów związanych z rachunkowością znacznie łatwiej domagać się ewentualnego odszkodowania od biura posiadającego odpowiednią polisę.
Często wybór księgowego uzależniony jest od stawek, za wykonywaną pracę. To jednak ten element prowadzenia działalności, na którym nie warto oszczędzać. Korzyści płynące z korzystania z usług specjalistów oszczędzą w dalszym etapie niepotrzebnego stresu i zaoszczędzą nasz czas. Trudno określić przedział cen za wspomniane usługi. Wszystko uzależnione jest od wymienionych wcześniej czynników, a wpływ na ostateczne koszty ma również wielkość miejsca zamieszkania i obecność (lub brak) konkurencji z branży.
Jeśli szukasz sprawdzonego biura rachunkowego, poznaj naszą ofertę na stronie Kancelarii Expertia.
