Faktury wystawiane na firmę są praktyką stosowaną dość często, ale zdarza się, że takowej zażąda osoba prywatna. Czy można wówczas wystawić fakturę imienną, a jeśli tak, to jakie dane powinny się w niej znaleźć i czym w ogóle jest taki dokument?
Działalność gospodarcza a faktury
Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a w której występuje sprzedaż towarów albo usług jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przeprowadzonych transakcji. Taka ewidencja nie jest jednorodna, ale jej sposób jest uzależniony od sposobu sprzedaży danego dobra.
Przy prowadzeniu działalności stacjonarnej stosowana jest dzienna ewidencja sprzedaży, natomiast sklepy oraz usługodawcy internetowi, gdzie zbyt funkcjonuje pod postacią wysyłki dóbr, prowadzi ewidencję w oparciu o wyciągi z konta bankowego. Jednym ze sposobów na dokumentowanie sprzedaży jest wystawianie faktur imiennych, ale ich wystawianie obwarowane jest konkretnymi wymaganiami, do zastosowania pod rygorem prawnym.
Jak należy wystawiać fakturę imienną?
Faktura imienna wystawiana jest na życzenie klienta. Nie ma przy tym potrzeby jednoczesnego przeprowadzania transakcji z użyciem kasy fiskalnej. Dodatkowo dysponując specjalnym programem księgowym można dzięki opcji faktury uzupełnić wszystkie niezbędne dane.
Przy sprzedaży internetowej w obsłudze faktury może pomóc dział obsługi klienta, a istnieje również możliwość skorzystania ze wzoru dokumentu, ale trzeba mieć takowy przygotowany. Dla sprzedawcy powinno być przy tym istotne, że klient nie musi uzasadniać swojej prośby o wydanie faktury. Ponieważ prawo tego nie reguluje, należy uznać, że cel jest w tym wypadku nieistotny.
Jakie dane są wpisywane do faktury imiennej?
Aby dokument był rzeczywistym dokumentem wymaganym administracyjnie, musi być w nim zawarte:
- data wystawienia;
- numer zgodny z numeracją faktur dla danego przedsiębiorstwa;
- dane sprzedawcy (imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres);
- dane odbiorcy (imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres);
- Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) sprzedawcy;
- przy różnicy wystawienia faktury, a data otrzymania towaru lub usługi także druga data;
- nazwa zakupionego towaru albo usługi,
- ilość zakupionego towaru;
- cena jednostkowa netto bez podatku VAT;
- ewentualny wpis w wypadku objęcia towaru lub usługi promocją albo rabatem;
- wartość netto całości zakupu;
- całkowita kwota naliczonego podatku VAT;
- suma sprzedaży netto podzielona na rzeczy objęte danym podatkiem i z wyszczególnieniem zwolnionych z podatku;
- kwoty podatku VAT przydzielone do konkretnych towarów lub usług;
- całkowita wartość transakcji (brutto).
Imienna faktura VAT – kiedy może, a kiedy musi być wystawiana?
Wystawienia faktury imiennej klient powinien zażądać w czasie trzech miesięcy od momentu dokonania zakupu, gdyż po tym terminie prośba może nie zostać uwzględniona. Po upływie trzech miesięcy sprzedawca może wprawdzie fakturę wydać, ale nie ma takiego obowiązku.
Jeśli klient natomiast zażąda faktury podczas zakupu lub w chwile po nim, to ta musi zostać wystawiona do 15. dnia miesiąca po miesiącu następującym po zakupie. W praktyce wygląda to w ten sposób, że za przykładową kserokopiarkę zakupioną w dniu 17 stycznia, faktura musi zostać wystawiona do dnia 15 lutego.
W wypadku natomiast zażądania faktury w lutym, czyli w miesiącu innym niż ten, w którym dokonano zakupu, to faktura musi być (okres trzymiesięczny) lub może być (okres dłuższy niż trzymiesięczny) wystawiona do 15. dnia kolejnego miesiąca po żądaniu – w opisywanym przykładzie do 15 marca.
Zwrot towaru przy fakturze imiennej
Zdarza się, że klient po dokonaniu zakupu nie jest z niego zadowolony i pragnie towar zwrócić. Jest to oczywiście możliwe, ale jednocześnie nie ma możliwości dokonywania zmian w fakturze imiennej. W takich wypadkach sporządzany jest dokument korygujący, w którym powinny wystąpić:
- data sprzedaży oraz data zwrotu towaru;
- dokument potwierdzający zakup (faktura imienna, w innych wypadkach paragon);
- nazwa towaru;
- wartość brutto zwracanego towaru oraz wysokość zwróconej kwoty;
- protokół przyjęcia zwrotu.
Ponadto dokument musi zostać podpisany przez sprzedającego i przyjmującego zwrot oraz klienta zwracającego zakupiony towar.
Faktura imienna bez NIP – czy jest to możliwe?
Nieprowadzące własnej działalności gospodarczej osoby fizyczne nie posiadają nadanego im Numeru Identyfikacji Podatkowej. Jeżeli do celów urzędowych potrzebna jest identyfikacja indywidualna, to wykorzystywane jest podanie numeru PESEL.
Czy zatem faktury imienne wymagają NIP? Oczywiście, nie. Faktura VAT bez NIP jest jak najbardziej możliwym do wystawienia dokumentem, a NIP ma obowiązek podać jedynie sprzedawca. Kupujący de facto nie ma nawet obowiązku podawania numeru PESEL, jest to jedynie opcjonalne.
Czy faktura imienna może być wystawiana na dziecko?
Odpowiedź brzmi: nie. Nie chodzi przy tym o to, że na fakturze imiennej nie musi widnieć NIP ani nawet PESEL, ale o to, że fakturę mogą otrzymać jedynie osoby dorosłe – których dotyczy formalnie pełnia czynności prawnych. Wydanie faktury jest czynnością prawną, a dzieci nie mogą jeszcze mieć do takich czynności dostępu. Faktura może zostać jedynie wystawione na osobę starszą nazywaną przedstawicielem ustawowym, czyli na rodzica lub innego opiekuna prawnego osoby niepełnoletniej.
Podsumowanie
Każdy przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą towarów lub usług musi umieć wystawiać faktury imienne, ponieważ wielu klientów wymaga tego dowodu zakupu i nie tylko do celów podatkowych.
